Í Reglu er kennitala notuð sem viðskiptamannanúmer og því er passað upp á að sama kennitalan komi ekki fram tvisvar í viðskiptamannaskrá.

Ef af einhverri ástæðu sé þörf fyrir að hafa sömu kennitöluna oftar en einu sinni á skrá þá er gefið pláss fyrir tvo auka stafi (deild) aftan við kennitöluna.

Erlendur viðskiptamaður

Ef viðskiptamaður er að erlendum uppruna þ.e. land annað en Iceland og ekki með íslenska kennitölu getur kennitala verið allt að 20 bókstafir og/eða tölustafir (þó ekki sér íslenskir stafir).

Ef viðskiptamaður er ekki með íslenska kennitölu en land þarf að vera Iceland er hægt að skrá gervi kennitölu með því að hafa 2 fyrstu stafi 99 og svo einhverja 8 tölustafi þar fyrir aftan.

Nafn viðskiptamanns í Reglu getur að hámarki verið 50 stafir að lengd.

Heimilisfang viðskiptamanns í Reglu getur að hámarki verið 50 stafir að lengd. Hægt er að skrá auka heimilisfang á viðskiptamann ef þess þarf.

Ef land sem viðskiptavinur býr í er ekki sýnilegt undir Land er hægt að skrá inn land hér þannig að rétt land prentist sem heimilisfang á reikninga.

Land viðskiptavinar, sjálfgefið það land sem skilgreint er á fyrirtæki. Land ræður kúltúr og velur sjálfkrafa þá mynt sem tilheyrir landi. Mynt er þó alltaf hægt að breyta.

Ef viðskiptamaður hefur ekki aðsetur á Íslandi er hægt að velja viðeigandi land fyrir hann úr fellilista. Við það hverfur póstfang fellilistinn og í staðinn kemur borg textasvæði. Valfrjálst er hvort skrifað er í það svæði, hægt er að koma öllum þeim upplýsingum fyrir sem þarf til að senda erlendum viðskiptamanni reikning í pósti.

Þegar valið er land sem viðskiptavinur tilheyrir velur kerfið sjálfkrafa kúltúr og mynt.

Kúltúr ræður t.d. sniðmáti á fjárhæðum og dagsetningum sem birtast á reikningi.

Sniðmát fjárhæða getur t.d. verið mismunandi hvort notuð er komma eða punktur fyrir aukastafi og dagsetningar geta verið á mismunandi formi.

Sum lönd geta haft fleiri en einn kúltúr og er þá hægt að velja á milli þeirra.

Ræður þeirri mynt sem reikningur prentast í.

Kerfið sækir gengi mynta einu sinni á dag í bankakerfið og er þá valið sjálfkrafa í reikningagerðinni gengi eftir dagsetningu reiknings.

Bæði mynt og gengi er hægt að yfirskrifa í reikningagerð.

Kerfið velur sjálfkrafa mynt skv. því landi sem valið er en myntinni er engu að síður hægt að breyta. Þannig getur t.d. viðskiptavinur í Þýskalandi fengið reikning með þýskum kúltúr en í íslenskum krónum eða dollar.

Ef viðskiptamaður er fyrirtæki er hægt að nota Tengill svæðið til að skrá niður nafn á tengilið innan þess fyrirtækis. Hámarkslengd tengils eru 50 stafir.

Þegar slegið er inn netfang er þess krafist að það sé löglegt (þ.e. einkenni, lén og landskóði til dæmis regla@regla.is). Hámarkslengd netfangs eru 50 stafir.

Ef skilgreint er ákveðið tungumál á viðskiptamanni ræður það því tungumáli sem notað er í sér skjölum til viðskiptamanns eins og t.d. ef gerður er reikningur á viðskiptamann.

Ef ekkert tungumál er valið þá notar kerfið það tungumál sem skráður notandi kerfisins notar.

Hér er hægt að merkja við að almennt eigi þessi viðskiptavinur að fá reikninga senda til sín í tölvupósti.

Þannig merkist það sjálfgefið í reikningaútskrift en er svo auðvitað hægt að breyta því í hvert sinn.

Netfang sem senda á reikninga á. Þetta kemur þá sjálfgefið þegar reikningur er sendur í sölukerfi en hægt er að breyta í hvert sinn.

Með afsláttarsvæðinu er gefinn möguleiki á að gefa viðskiptamanni fastan afslátt, til dæmis ef um er að ræða viðskiptamann sem verslar oft og mikið við fyrirtækið.

Til þess að gefa viðskiptamanni fastan tíu prósenta afslátt er slegið 10 inn í afsláttarsvæðið, afsláttur þarf ekki að vera í heiltölu, t.d. er 12,3 einnig löglegt gildi.

Sjálfgefið val fyrir innheimtumáta er reikningur.

Til að fá valkosti í innheimtumáta fyrir kröfur þarf að stofna þjónustu fyrir kröfu í banka og virkja þjónustuna í Stjórnun hlutverkinu síðu Kröfustillingar.  Þar er hægt að skrá tvær gerðir innheimtumáta fyrir kröfur, A og B.

Þegar kröfuþjónusta hefur verið virkjuð birtist innheimtumáti „Reikn. og krafa A(B)“. Þegar valið er reikningur og krafa þá er send krafa í bankann og  prentaður reikningur.

Hægt er að velja undir Stjórnun>Viðhald skráa>Fyrirtækið að OCR rönd prentist neðst á þá reikninga sem hafa innheimtumátann „Reikn. krafa A(B)“.

Ef valinn er innheimtumáti „Reikningur“ prentar kerfið út reikning í einriti og engin krafa er send í bankann.

Hægt er að velja ýmsa aðra innheimtumáta.

Regla gerir ráð fyrir að fyrirtæki geti verið smásala, heildsala eða bæði.

Ef fyrirtæki er bæði smásala og heildsala bætist þetta svæði við í viðskiptamanna skráningu en með því er hægt að merkja við hvern viðskiptamann hvort hann eigi að fá heildsölu eða smásöluverð.

Ef viðskiptavinur er skv. reglum RSK undanþeginn Vsk er hægt að merkja hann þannig hér og reiknast þá ekki Vsk þegar gerðir eru reikningar á hann.

Ef viðskiptavinur er í rafrænum viðskiptum og fyrirtækið hefur sett upp tengingu fyrir rafræn viðskipti, þá ætti að haka í kassann við Rafræn viðskipti.